Zapewne każdy z Was ma swój sposób na to, w jaki sposób ogarnąć dziesiątki (a pewnie część z Was nawet setki) klientów. A jak nie ma, to pewnie wciąż go poszukuje. Ja do niedawna używałam Dropboxa, w którym każdy klient miał swój folder. Niestety, przestało to zdawać egzamin – nie jestem zbyt dobra w trzymaniu porządków, a do tego dochodziły ciągłe notatki w .txt – no zupełnie bez sensu.

Zaczęłam poszukiwać jakiejś aplikacji, narzędzia online’owego. I znalazłam! Poniżej znajdziecie kilka naprawdę fajnych propozycji. [Od razu mówię – nie znajdziecie tu opisów CRM-ów – ja szukałam czegoś bardziej do usystematyzowania informacji o danym kliencie (notatki) i zarządzania projektami].

Freelance Manager

Mój faworyt. To było dość duże ryzyko, bo przed zakupem ma się do dyspozycji tylko wersję demo, ale warto było. Cechy tego skryptu:

  • Responsywny – zarówno dla front-, jak i backendu
  • Zarządzanie klientami ? W prosty sposób można dodać i edytować informacjami zawartymi w panelu klienta, można też śledzić powiązane projekty, faktury itp
  • Zarządzanie projektami ?Można zarządzać każdym aspektem projektu, dodawać postępy, koszt, parametry przypisywać projekt managera itp
  • Zatwierdzanie przepływu pracy  ? Gdy ktoś ze staffu zakończy zadanie, można je wysłać do akceptacji do klienta – no ta opcja w SEO raczej się nie przyda.
  • Możliwość uploadu plików ? Można wrzucać dowolne pliki – mega przydatne, żeby np. wrzucić skan umowy z klientem.
  • Zatwierdzanie projektu
  • Zadania wewnątrz projektu ? Projekt managerowe i członkowie ekipy mogą tworzyć poszczególne zadania skupiające się w obrębie jednego projektu
  • Narzędzie do rejestrowania czasu
  • Fakturowanie – ale niestety nie jest zintegrowany z naszymi systemami fakturowymi.
  • Różne możliwości płatności ? PayPal, AlertPay(Payza), MoneyBookers (Skrill), Authorize.net (AIM), Offline – zatem dla nas bezużyteczne.
  • Wsparcie dla systemu ticketów ? też raczej opcja niepotrzebna dla nas. Chyba że damy dostęp klientowi i będzie zgłaszał jakieś problemy.
  • System wiadomości ? Możemy komunikować się z klientami, a także między sobą.
  • Zarządzanie członkami ? Ustalamy prawa dostępu dla poszczególnych użytkowników. Dobre dla outsource’owania poszczególnych działań – niech np. copywriter doda dla konkretnego klienta paczkę tekstów.
  • Raportowanie ? Jeszcze nie ogarmęłam tego do końca, ale pewnie to bardzo przydatne narzędzie.
  • Kalendarz ? Kalendarz pokazujący faktury, projekty i zadania dla danego miesiąca/roku
  • Backup bazy danych
  • Możliwość budowania formularzy
  • Dostępny jedynie w języku angielskim, ale bez problemu można przetłumaczyć (jeden plik)
  • Nowoczesny wygląd

 

Freelance Cockpit 2 – Project Management

Naprawdę długo zastanawiałam się nad tym, który skrypt wybrać, czy ten, czy Freelance manager. Finalnie nie wybrałam tego (głównie dlatego, ze brakowało mi możliwości wpisania zwykłych notatek dla danego projektu, chyba że po prostu tego nie znalazłam), ale ma on naprawdę wiele do zaoferowania, sami zobaczcie:

  • Pulpit – Przyjazny podgląd otwartych projektów, faktur, otrzymanych i wysłanych płatności, zadań, wiadomości i wydarzeń.
  • Zarządzanie projektami – Możesz tworzyć i zarządzać czym chcesz
  • Dodawanie zadań – do każdego projektu można dodać oddzielne zadanie.
  • System ticketów – pozwól swoim klientom zgłaszać wszystkie uwagi (to może być niebezpieczne;) – narzędzie wspiera też tickety przez e-mail.
  • Timer – Ten bajer pozwala Ci liczyć czas spędzony na pracy dla klienta. Działa jak stoper. Dobry bajer. Ale znów – nie dla SEO-wców.
  • Możliwość uploadu plików + komentowania ich – każdy plik (zrzut ekranowy, mockup itp.) może być przypisany do danego projektu. Można się też nimi dzielić z klientami.
  • Zarządzanie klientami – w prosty sposób, można dodać, co się chce.
  • Panel klienta – klient może widzieć etapy swoich projektów oraz faktury.
  • Wystawianie faktur – cytując za programem: Tworzenie i wysyłanie faktur jeszcze nigdy nie było tak proste
  • Zarządzanie produktem – można dodawać produkty i usługi oraz nimi zarządzać
  • Widoczna aktywność użytkownika – zobacz, kto jest online
  • Powiadomienia e-mail – zdobywaj powiadomienia o nowych wiadomościach, przypisaniu do projektu itp.
  • Poziom dostępu dla użytkownika – tak jak powyżej, poszczególnym użytkownikom można przypisywać poszczególne uprawnienia
  • Szybki dostęp
  • Backup
  • Aktualizacje
  • Prosta instalacja
  • Wsparcie dla wielu języków, np. dla polskiego
  • System wiadomości
  • Integracja z PayPalem

 

Freelancer HQ : Client and Project Management App

Najmniej popularny skrypt (według ilości pobrań), ale może komuś przypadnie do gustu. Ja odpadłam już przy oglądaniu screentshotów, jakoś do mnie nie przemówiły. Oto funkcje programu:

  • Pulpit – Na początku znajdziemy wykres zawierający informacje dotyczące konta – stworzone faktury,  otrzymane płatności. Mamy tez dostęp do otrzymanych wiadomości i możemy utworzyć nową. Obok widzimy kalendarz dla danego miesiąca, który możemy w prosty sposób ustawiać. Możemy też tworzyć notki, żeby na szybko coś zapisać bez przypisywania tego do danego klienta. Z poziomu dashboardu możemy też zarządzać kontem
  • Konta – Możemy w prosty sposób zarządzać klientami – dodawać ich, edytować i dodawać pożądane przez nas informacje.  
  • Członkowie: Możemy dodawać poszczególnych użytkowników o różnych uprawnieniach, więc standard. Można mieć np. członka tylko od odbierania ticketów czy obsługi faktur.
  • Firmy – Możesz dowolnie dodawać firmy, ich loga oraz informacje na ich temat.
  • Projekty – Jak w poprzednich – można w prosty sposób zarządzać projektami, przypisywać faktury, płatności, tickety, pliki itp.
  • Propozycje – Przypominają trochę projekty, ale nie ma w nich możliwości płatności. Ale można w prosty sposób konwertować propozycję na projekt. To całkiem niezłe.
  • Helpdesk – czyli znany już nam system ticketów. Dzielą się ona na: nowe, takie, na które się już odpowiedziało, rozwiązane, ważne
  • Zarządzanie plikami – To samo, co wyżej 😉
  • Plus standardowe: Backup itp.

I to są 3 najpopularniejsze. Zdaję sobie sprawę z tego, że są też inne narzędzia, jak np. redmine (ale ten jest zdecydowanie za dużą kobyłą) czy EPESI, ale jakoś mnie nie urzekł. Podsumowując, nie są to może skrypty specjalnie dla SEO-wców (głównie dla grafików, czy osób tworzących strony), ale spokojnie da się je do nas dostosować.

A i PS – linki są z refem, piszę o tym wprost 🙂